Komunikasi Efektif Pemimpin saat Rapat

Pemimpin perlu menguasai kemampuan teknis dalam rangka meningkatkan komunikasi efektif nya kepada karyawan. Karena rapat atau saat pertemuan adalah salah satu kegiatan terpenting dalam sebuah perusahaan.

Berikut beberapa tips meningkatkan komuuunikasi efektif yang bisa dilakukan saat rapat / Management Review :
1. Menyampaikan Poin-Poin Penting di Awal dan Akhir Presentasi.
Setiap kali menjelaskan sesuatu, baik di dalam presentasi atau diskusi ringan lainnya, biasakan untuk selalu menjelaskan poin-poin penting dari pembicaraan di awal dan akhir penjelasan. Ini untuk membantu para pendengar menjadi semakin jelas dengan poin-poin penting apa saja yang kita sampaikan, sehingga komunikasi efektif akan terbentuk.
Sebagai contoh: “Baiklah rekan-rekan sekalian, pada presentasi kali ini saya akan menjelaskan tentang (i) nama produk baru perusahaan kita dan (ii) harga terbaru dari produk baru kita”. Lalu, sampaikan kembali dua poin penting tersebut di akhir presentasi seperti, “Nah, itulah dia penjelasan dari (i) nama produk baru perusahaan kita dan (ii) harga terbaru dari produk baru kita, sampai sini apakah ada pertanyaan?”.

2. Menghindari Bantuan Visual yang Terlalu Intens.
Dari berbagai sumber diceritakan Steve jobs melarang penggunaan PowerPoint sebagai bantuan visual untuk menjelaskan hal-hal penting tentang Apple, ini bukan hanya tentang rahasia-rahasia Apple yang harus diamankan, melainkan karena penggunaan PowerPoint yang berlebihan dapat menghambat jalannya komunikasi.
Untuk meraih komunikasi efektif, pemimpin perlu meminimalkan penggunaan bantuan visual dan mulailah berkomunikasi dengan kata-kata seperti, menyampaikan cerita-cerita yang menarik dengan bahasa tubuh yang tepat

3. Menjadi Pendengar yang Baik.
Untuk meraih komunikasi efektif, pemimpin perlu membiasakan diri untuk mendengarkan lebih daripada berbicara lebih. Sayangnya, seringkali pemimpin mendengarkan sesuatu dan langsung terburu-buru untuk menjawabnya. Padahal, jawaban tersebut tidak sesuai dengan pesan yang disampaikan oleh orang lain. Kondisi seperti ini sering memunculkan kesalahpahaman dan komunikasi yang tidak efektif.

4. Menerapkan Pendekatan PIP (Purpose, Importance, Preview).
Pendekatan Purpose, Importance, Preview (PIP) atau tujuan, kepentingan, pratinjau, ini adalah pendekatan yang sangat direkomendasikan oleh para pakar dan ini juga pendekatan yang digunakan di McKinsey. Pendekatan ini bertujuan untuk memberi perkenalan pada presentasi dengan menyatakan apa tujuan presentasi, menyampaikan mengapa presentasi yang akan dibagikan sangatlah penting, dan yang terakhir dengan meninjau implikasi dan kemungkinan hasil yang akan didapatkan.
Dari ketiga poin tersebut yaitu purpose, importance dan preview, bisa dilihat bahwa pendekatan PIP akan memberi kejelasan pada audiens melalui tujuan, kepentingan dan pratinjau sehingga komunikasi efektif dapat tercipta.

5. Merekam Presentasi Penting sebagai Dokumentasi di Masa Depan.
Daripada buang-buang waktu dan energi untuk menyampaikan hal yang sama secara berulang-ulang, ada baiknya jika kita merekam presentasi saat dilakukan hingga dapat membagikannya dengan mudah. Ini juga bisa menjadi cara yang diandalkan dalam meraih komunikasi efektif. Selain itu, rekaman presentasi juga bisa digunakan sebagai dokumentasi penting di masa depan.

Salah satu upaya untuk meningkatkan komunikasi efektif khususnya di Perusahaan adalah dengan mengadakan Pelatihan Kooomunikasi Efektif. Pelatihan tersebut harus diberikan oleh lembaga training / konsultan yang terpercaya agar hasil pelatihan tersebut memiliki dampak bagi perusahaan tersebut. PT INSPIERA SINERGI INDONESIA sebagi selaku salah satu provider training terkemuka di Indonesia telah banyak dan berpengalaman dalam membantu perusahaan / instansi dalam membantu mengadakan event Pelatihan Komunikasi Efektif bagi perusahaan / instansi / organisasi. Hubungi 0823-3236-0252 Untuk mendapatkan informasi mengenai berbagai layananan dari PT. Inspiera Sinergi Indonesia